Счет на оплату относится к группе необязательных документов, поэтому создается исключительно для удобства. Может быть выполнен на бумаге или в электронном виде. К нему не относятся требования, предъявляемые законодательством к первичным документам. Каждое предприятие разрабатывает свой бланк счета на оплату в Word, PDF или Excel. На готовом документе ИП должна быть подпись руководителя (с расшифровкой) и печать. В ООО требуется так же подпись главного бухгалтера. При отправке через интернет (по e-mail или факсу), достаточно факсимильных копий.
Требования к бланку счета на оплату в Word
В большинстве предприятий этот формуляр является частью учетной политики, создается самостоятельно и утверждается, исходя из пункта 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
В сети интернет Вы можете найти готовые формы счета в Word, которые можете скачать бесплатно. Например, такие:
Если они не подходят к Вашей сфере деятельности, Вы можете найти сервис или программу, предоставляющую создать формуляр онлайн. Это облегчает работу, так как программа вычисляет общую стоимость и НДС. После регистрации созданные формы Вы можете сохранить.
Независимо от происхождения формуляра, укажите обязательные реквизиты:
- порядковый номер и число;
- полное название предприятия;
- реквизиты ООО (ФИО ИП);
- банковский счет;
- полное название плательщика с реквизитами;
- информация о товаре (предоставленной услуге):
- название;
- единица измерения;
- цена;
- количество (объем);
- общая стоимость;
- информация о НДС;
- сроки оплаты (если это необходимо);
- подписи руководителя и главбуха (для ООО), оттиск печати (при ее наличии).
Нумерация начинается 1 января каждого календарного года. Если на поставку заключен договор, обязательно укажите его реквизиты. При необходимости в форму можно добавить:
- условия продажи товара (предоставления услуги);
- данные о возможности использования самовывоза;
- данные для контактов с продавцом (поставщиком);
- рекламу, информацию о действующих акциях и др.;
- строку «Плательщик», если оплату будет производить не покупатель.
Правила заполнения
- в названии предприятия обязательно необходимо обозначить организационно правовую форму (ООО, ИП);
- ИП пишет «Индивидуальный предприниматель» и полное имя, отчество, фамилию;
- адрес указывается юридический, соответствующий месту осуществления предпринимательской деятельности;
- обязательно указание ИНН и КПП (для ООО);
- не забудьте указать валюту, в которой должна совершиться оплата.
После заполнения документ передается главбуху (или другому лицу, которое руководством уполномочено на подпись). Если это уполномоченное лицо, обязательно укажите полное имя, отчество, фамилию, номер доверенности. Если предприятие работает с контрагентом первый раз, может потребоваться копия доверенности.
Учтите, что лучший вариант бланка счета на оплату, созданного в Word тот, который выполнен в фирменном стиле и с логотипом:
Вывод
Бланк на оплату – это без преувеличения лицо компании, так же как и фирменные товары или услуги. Поэтому созданием уникального бланка пренебрегать не стоит.
https://youtu.be/dYcBaso7jEA
