Ведение бизнеса любого уровня сопровождается бухгалтерским учётом, и даже в сегменте малого бизнеса каждый индивидуальный предприниматель ведёт простейшую отчётность, которую предоставляет в контролирующие налоговые органы для определения соответствующих выплат. Среди первичных документов наряду с приходно-кассовым ордером важным отчётным документом является расходный кассовый ордер (КО-2), который выписывается каждый раз при выплате наличности. Существует разный формат для заполнения: документ Word, PDF и Excel, а также специальная форма, работающая в онлайн режиме. Любой желающий может РКО бланк скачать в Excel формате абсолютно бесплатно.
Форма бланка для отчёта, условия и правила его заполнения регламентированы законодательной базой. Оформление РКО должно быть на бланке, полностью соответствующем утверждённой Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998 форме КО-2. Заполнение расходных ордеров, как правило, возлагается на ответственных лиц – кассира и главбуха организации, а для ИП – на самого руководителя.
Важно знать! РКО составляется в одном экземпляре в день выплаты наличности и действителен только в этот день. Любое несоблюдение этого условия наказуемо.
[attention type=yellow]Скачать бланк в формате Excel: Расходно-кассовый ордер (Форма КО-2)[/attention]
В каком формате лучше скачать РКО бланк – в Excel или в Word?
У каждого типа документа есть свои плюсы и минусы. Документы в формате Word доступны для открытия во многих программах, что нельзя сказать об Excel бланках. Но экселевский формат более универсален и может открываться в различных версиях. Заполнение такого бланка с выделенными ячейками обеспечивает правильность введённых данных, а в вордовском документе можно допустить ошибки форматирования, которые могут привести к нарушению общей структуры.
[attention type=yellow]Унифицированная форма N КО-2 формат Word[/attention]
Решив скачать образцы РКО, после сохранения следует проверить, чтобы документ был не в режиме «только просмотр». Для успешной работы с документом нужно вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши, нажать «Свойства» и убрать галочку в ненужном месте. Бланк РКО выглядит следующим образом
Скаченный документ необходимо правильно заполнить. Возможны несколько вариантов:
- Внесение данных сначала на компьютер, а затем распечатка заполненного бланка.
- Распечатывается бланк и заполняется вручную.
- Заполненный бланк сохраняется и хранится в электронном варианте, подписанный ЭЦП.
Электронный формат хранения предусматривает наличие ЭЦП у каждого ответственного лица предприятия.
Заполненный бланк имеет вид:
Важно! В РКО недопустимы исправления, ошибки любых данных. Это касается всех пунктов бланка, в том числе фамилий ответственных лиц и их подписей. Наличие хотя бы одной неточности обязывает переделывать документ.
Примерами расходных операций может быть выдача стипендий, командировочных, аванса некоторым работникам или выдача наличности на приобретение какого-либо товара хозяйственного назначения или для канцелярии. Затем происходит регистрация в журнале КО-3 по аналогии с приходником. У каждого расходника всегда есть документ, обосновывающий все выплаты. При наличии подписи ответственного руководителя на прилагаемом документе, то на расходном ордере её может не быть.
Работая с РКО, кассир обязан:
- Проверять наличие подписей на документе и сверять их с образцами.
- Убедиться, что сумма, указанная прописью, равна цифровым показателям. Проверить на наличие ошибок.
- Проверять соответствие реальных прилагаемых документов тем, которые указаны в расходнике.
- Проводить сверку персональных данных каждого человека, его паспорта со сведениями, указанного в расходном ордере.
- При соответствии всех позиций кассир имеет право выдать деньги.
- Вместе с деньгами кассир выдаёт получателю ордер для проставления подписи, затем после проверки ставит свою, заверяя печатью.
- Каждый расходный ордер регистрируется в кассовой книге.
Каждый руководитель обязан:
- Обеспечить кассира печатью надлежащего вида с указанием нужных реквизитов организации, которая будет ставиться на ордер при выдаче наличности.
- Иметь в кассе образцы подписей должностных лиц, которые визируют документы.
Если следовать всем указанным правилам по заполнению бланка РКО и скачать его в Excel, то можно избежать неприятностей и ошибок. Существуют правила заполнения основных позиций бланка, которые не вызывают проблем. Главное – внимательность и точность.
