Докладная записка — это информационно-справочный документ. Бумага применяется для передачи информации или изложения своей позиции. Он очень похож на другие разновидности подобных бумаг. Однако докладная имеет ряд особенностей, сильно отличающих ее от другой документации. Чтобы разобраться, в чём они состоят, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.
Особенности понятия
Докладная записка составляется для того, чтобы донести до руководителя фирмы определенные сведения или попросить его о чем-либо. Докладная записка позволяет обеспечить связь между объектами управления. Оформление бумаги может помочь в решении следующих вопросов:
- с помощью записки работник может сообщить, что не согласен с действиями руководства;
- документ позволяет запросить дополнительные сведения по актуальным вопросам;
- в бумаге можно изложить свою позицию и донести ее до руководства;
- записку разрешается использовать для предложений по улучшению деятельности фирмы.
Документ направляется от нижестоящего работника к вышестоящему должностному лицу. Как самостоятельное понятие, определение » докладная записка» в законе не вынесено. Инициатором оформления документа может стать сам работник или вышестоящий руководитель. С помощью документа человек имеет право выразить свою позицию в случае возникновения конфликтов с коллегами. По этой причине, перед подготовкой бумаги, эксперты советуют четко сформулировать свою позицию, а затем представить доводы, подтверждающие правоту. Документ оформляется в письменной форме.
Существующие разновидности
Сегодня различают несколько видов докладных записок. В перечень входят:
- Инициативная. Документ оформляется для того, чтобы побудить получателя принять определенное решение.
- Отчетная. Бумага используется для информирования руководства.
- Информационная. Бумагу используют для передачи данных.
Документ может различаться в зависимости от адресата. Сегодня могут быть оформлены внутренние и внешние докладные записки. Первая разновидность бумаги используется в рамках одного предприятия. Документ используют сотрудники организации для официального сообщения какой-либо информации. Если отправитель и получатель документа осуществляют трудовую деятельность в одной фирме, специальный бланк не используется. Документ оформляется на стандартном листе. Он должен иметь формат А4. Если требование не соблюдено, руководство может не принять записку.
Внешняя записка была разработана для осуществления связи с другими организациями. Обычно документ используется для передачи информации в вышестоящие инстанции. Записка составляется на фирменном бланке организации. На нём фиксируются реквизиты учреждения и проставляется печать. Такую бумагу в обязательном порядке должен подписать руководитель компании.
Существуют и другие разновидности бумаг. Чтобы понять, чем они отличаются друг от друга, стоит внимательно ознакомиться с каждой из них.
О нарушении трудовой дисциплины
Если работник организации нарушил правила, действующие внутри фирмы и обязательные к исполнению для всех сотрудников, составляется внутренняя докладная записка. За пределы организации такая бумага не выходит. В документе должны быть четко зафиксированы проступки, которые совершил работник. Кроме того, в бумаге стоит отразить, что лицо, составившее докладную, затребовало от нарушителя объяснения действий.
О краже
Кража — основание, позволяющее расторгнуть заключенное ранее соглашение с работником и уволить его. В этой ситуации докладная записка составляется для того, чтобы регламентировать факт случившегося и подтвердить правомерность применения санкций. Процедура прекращения сотрудничества должна быть выполнена в соответствии с действующим законодательством. Для этого необходимо получить показания работника. Информация должна быть оформлена в письменном виде. Кроме того, потребуется документы, подтверждающие факт совершения нарушения. В ряде ситуаций к расследованию могут быть привлечены правоохранительные органы.
О предоставлении премии
Разновидность документа используется для побуждения руководства компании к награждению сотрудника за выполненную работу или иные заслуги. В бумаге можно отразить разновидность поощрения, которое, по мнению автора записки, заслужил специалист. Награда может быть выбрана на основе действующего законодательства РФ или внутренних нормативно-правовых актов организации.
О прогуле
Если было совершено нарушение трудовой дисциплины, также разрешается составить докладную. При этом процедура оформления бумаги должна осуществляться с соблюдением ряда особенностей. Чтобы составить бумагу правильно, нужно учитывать, что прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов без уважительной причины. Если человек не был на рабочем месте меньший промежуток времени, будет считаться, что произошла отлучка. В этой ситуации потребуются оформить объяснительную. Составлять докладную вышестоящему руководству не обязательно.
Если всё же имел место быть прогул, необходимо потребовать от работника письменное объяснение случившегося и документального подтверждения. Факт отсутствия уважительных причин или их наличие в обязательном порядке отражается в докладной записке. В конце документа его составитель имеет право потребовать применить к нарушителю наказание или попросить смягчить его, если подобный проступок произошел впервые.
Вывод
Использование докладных записок упрощает функционирование компании. С их помощью осуществляется связь между руководством фирмы и подчиненными. Бумага позволяет оперативно передавать информацию и излагать свою позицию.
