При работе каждая организация сталкивается с необходимостью вести разного рода отчетности, составлять необходимые бланки. Одним из таких обязательных документов считается штатное расписание форма Т3, скачать бесплатно бланки и примеры заполнения можно у нас. Но прежде следует разобраться, что собой представляет форма Т3 и в чем ее предназначение.
Нормы закона
Такое обозначение, как «штатное расписание» можно найти в ст. 57 ТК РФ, оно упоминается вскользь в контексте правил оформления трудового оглашения. Трактование понятия такое:
Это распорядительно-организационный документ, в нем уточняются численно-должностной состав предприятия, указывается объем ФЗП.
Штатное расписание и его бланк Т3, скачать который можно бесплатно у нас составляется по стандартной форме, которая принята Госкомстатом РФ.
[attention type=yellow]Бланк Т3 формат Word[/attention]
[attention type=yellow]Бланк Т3 формат Excel[/attention]
Шаблонные данные включают:
- Перечень должностей.
- Данные о количестве работников в штате.
- Оклады каждого.
- Надбавки.
- Месячный фонд зарплаты.
Важно! Оформляется штатное расписание, если в трудовом соглашении вписана лишь должность/специальность. Если же четко расписаны должностные обязанности, то формировать рассматриваемый бланк не обязательно.
По закону оформлять документ остановленного образца не нужно индивидуальным предпринимателям, если же при проверке его не обнаружат у организации, ее ждет штраф в размере 50 тыс. рублей.
Кто обязан составлять?
В законе также обозначено, кто может составлять данный документ, среди возможных уполномоченных лиц собственно руководитель или сотрудники:
- Кадрового отдела.
- Юридического подразделения компании.
- Экономисты, представитель этого направления деятельности компании должен участвовать в создании документа обязательно.
- Работники отдела зарплаты и организации труда.
Что можно узнать из документа?
Образец оформленного штатного расписания скачайте у нас, но также важно понимать ,что в нем указывается и вообще понятие.
Это документ, который составляется предприятием, он демонстрирует его структуру. В заполненном бланке Т3 указываются следующие данные:
- Список структурных подразделов компании согласно с иерархией.
- Информация относительно численности штатных сотрудников.
- Конкретные размеры зарплаты, которые начисляются по той или иной должности.
- Список прибавок, дополнительных платежей и порядок их исчисления.
Для того чтобы подобная информативность была, есть смысл создавать документ только на предприятии или в организации с устоявшейся структурой.
Необходимость штатного расписания вполне понятна, ведь оно помогает выполнять ряд важных задач, и решать возникающие проблемы с персоналом, оплатой труда. Среди важных моментов:
- Показывает руководителю и менеджерам высшего звена как выглядит структура предприятия и все его подразделения.
- Фиксация количества персонала.
- Осуществление анализа и контроля над количественно-качественными параметрами деятельности персонала.
- Осуществлять контроль и отслеживать систему начисления з/п, надбавок, премий.
- Помогает в правильном составлении трудового договора, в частности в разделе должностных обязанностей того или иного сотрудника.
- В случае появления вакантного места процесс подбора сотрудников упрощается.
Но и это еще не все, наличие штатного расписания утвержденного должным образом через приказ помогает избавиться от следующих проблем:
- Судовое разбирательство с бывшим сотрудником по причине сокращения.
- Пояснить отказ в трудоустройстве.
- Избежать штрафа со стороны налоговой и Фонда социального страхования.
Факт! Наличие такого документа как штатное расписание не является необходимостью, как было указано выше, но ревизоры и проверяющие всегда его требуют, поэтому лучше все же иметь его в перечне своих документов.
Правила создания штатного расписания
Стоит помнить, что для формирования штатного расписания и заполнения предложенных нами бланков подойдет только форма Т3. Существуют такие стандартные разделы:
- Название компании.
- Код подразделения.
- Должность – указывается согласно стандартизированному справочнику профессий РФ.
- Число штатных единиц.
- Ставка, согласно тарифу.
- Прибавки.
- Сума заработной платы – приплюсовывается ставка и надбавки.
- Примечания.
Порядок внесения данных
Первым делом заполняется поле – название. Данные нужно вносить согласно учредительным документам. Следует указывать или полное или сокращенно название, если есть и то и другое. Чтобы избежать спорных ситуаций, лучше выбрать одно название и закрепить, какое именно в любой инструкции, которая касается реквизитов компании.
Обязательно следует указать номер и дату создания документа. При этом требуется учитывать, когда именно штатное расписание вступит в силу, согласно с приказом. И именно эту дату следует записывать.
Следующий пункт – название структурного подразделения. Для коммерческих организаций допускается любое, только не иностранного происхождения. Если же дело касается госорганов, то только согласно с нормативами.
Далее код подразделения соответственно иерархии. Следующий пункт – это должность, вносить сюда информацию необходимо согласно с данными указанными в трудовом договоре. Для того чтобы не ошибиться следует использовать Общероссийский классификатор профессий.
Число единиц в штате – это не фактическое число сотрудников, которое работает, а то, что необходимо. Именно поэтому тут допускается долевое значение, шаг в этом случае 0,25. Коммерческие организации сами определяет требуемое число сотрудников, касательно бюджетных существует алгоритм.
Тарифная ставка – она не может быть меньше минимальной з/п, еще одно требование нельзя записывать «вилку», то есть 15-20 тыс. рублей. Обозначается конкретный оклад. Если существует вариация в зависимости от сезона или других обстоятельств, то подобные данные вносятся в следующие графы «надбавки». Тут могут указываться конкретные суммы/ проценты. Еще один параметр, касающийся зарплаты – общая, то есть все заполненные ранее графы суммируются.
Если есть примечания, то их также заполняют. Последний пункт – «итог» — суммируются все оклады и общие з/а по вертикали. Теперь штатное расписание заполнено и может предоставляться контролирующим органам.
Приказ
Для того чтобы документ мел юридическую силу, нужно издать приказ об утверждении штатного расписания, образец можно скачать ниже.
[attention type=yellow]Приказ об изменении штатного расписания[/attention]
Создает его руководитель компании или уполномоченное на такие действия лицо. Заполняется он на стандартном бланке организации. В этом приказе нет констатирующей части, сразу идет «Приказываю». В тексте этого документа нет необходимости пояснять основания для его издания.
Важно! Этот документ хранится в архиве предприятия постоянно, так как он касается основной деятельности.
Изменение штатного расписания
Если возникла необходимость изменить штатное расписание, это можно сделать следующим образом:
- Создать новое и утвердить его через издание приказа.
- Изменить действующее. Для этого нужен приказ об изменении штатного расписания. В данном документе обязательно обозначается причина изменения в первой части.
[attention type=yellow]Приказ об изменении штатного расписания[/attention]
Потребуется изменение штата по разным причинам, зачастую это кризис или смена условий труда, к примеру, внедрение автоматизированной системы. Если требуется сокращение, то сотрудника об этом следует оповестить за 2 месяца.
Если же нужно изменение по причине введения новой должности, то алгоритм следующий:
- Составить приказ об изменении в штатном расписании.
- Формирование нового бланка Т3 с дополнительной должностью.
- Составить должностную инструкцию новой должности.
Важно! Штатное расписание хранится на предприятии, на протяжении 3 лет с момента, когда оно утратило свою силу, то есть издано новое.
Что такое выписка из штатного расписания, зачем она нужна
Выписка из штатного расписания, ее образец можно скачать ниже – это документ, который предоставляет достоверную информацию касательно работающего гражданина. Составляется она в свободной форме уполномоченным сотрудником организации, но при этом обязательно вносятся в нее все ключевые разделы. Подробнее можно рассмотреть на примере ниже.
[attention type=yellow]Образец выписки из штатного расписания[/attention]
Вывод
Такой документ как штатное расписание – очень важное для предприятия, к тому же если он отсутствует, руководителя ждет солидный штраф. Заполнять бланк Т3 не сложно, но важно все сделать согласно с правилами указанными выше.
