Такого определения, как лист ознакомления с приказом, образец которого часто можно встретить в кадровой работе, нет ни в одном законодательном акте. Тем не менее, им пользуется практически каждая организация, имеющая в своем штате наемных работников.
Зачем знакомить работников с приказами
Законодательство обязывает работодателя знакомить работников со всеми локально-нормативными актами, которые непосредственно их касаются. Все это в полной мере относится и к распорядительной документации.
Факт доведения информации до людей должен подтверждаться росписью работника, также важна дата, когда информацию довели до сведения сотрудника, поскольку законодательство регламентирует сроки, в которые работодатель должен это сделать. В качестве примера можно привести следующие сроки:
- 3 дня дается работодателю, чтобы ознакомить человека с информацией о наложении на него дисциплинарного наказания;
- За 2 месяца и более работодатель должен предупредить сотрудников об изменениях основных условий трудового договора, например графика работы.
В большинстве случаев для этого используют отдельный документ, на котором все сотрудники ставят свою подпись.
Способы довести информацию
Поскольку законодательство не регламентирует, как именно информация доводится до людей, то работодатель сам выбирает способ это сделать.
В основном применяются два способа:
- Простановка росписи на самом документе, на лицевой или оборотной стороне. Этот способ применяют, когда нужно ознакомить 1-2 человек или была использована унифицированная форма, в которой предусмотрено место для подписи;
- Во всех остальных случаях гораздо удобнее это сделать на отдельном документе, который затем вшивается в книгу приказов, вместе с оригиналом.
Способы доведения информации до сотрудников не ограничиваются двумя вышеперечисленными, компания может разработать свой способ.
Образец листа ознакомления с приказом
Поскольку законодательство не регламентирует способ доведения информации до людей, то и соответственно нет утвержденного образца листа ознакомления с приказом.
Какие сведения необходимо указывать
Для того чтобы факт знакомства работника с приказом имел юридическую силу необходимо включить в лист следующую информацию:
- Реквизиты и наименование документа, с которым знакомятся работники;
- ФИО и должность человека, поставившего подпись;
- Непосредственно подписи ознакомившегося;
- Дата ознакомления.
Это основные сведения, которые указывают, что конкретный работник ознакомился с новой информацией в установленный срок.
Обратите внимание! Если кто-то из работников отказывается ставить подпись, то необходимо составить акт об отказе в виде отдельного документа, а в листе поставить пометку о составлении. Только в этом случае можно будет доказать факт того, работодатель выполнил свою обязанность и ознакомил работника с документом.
Бланк
Этот документ можно составить следующими способами:
- Разработать общий бланк, в котором оставить место под необходимые реквизиты;
- Напечатать бланк для конкретного документа и сразу внести список людей, которые должны поставить подписи. Сотрудникам останется только поставить подпись и дату;
- Взять чистый лист, на котором все сотрудники поочередно напишу свои данные, и поставят подписи.
Примерный бланк будет выглядеть следующим образом:
Обязательно ли его составлять
Лист ознакомления не является документом, который должен быть у работодателя в обязательном порядке, поэтому его отсутствие само по себе не несет никаких штрафных санкции. Ответственность наступит только в случае, если компания не ознакомила своих сотрудников с тем или иным приказом. Поэтому он составляется не по требованию закона, а для удобства работодателя.
Срок и место хранения
Лист ознакомления может храниться либо с оригиналом нормативной документации, либо в личном деле сотрудника. Хотя некоторые организации хранят их отдельно, составляя из них журнал. Такой способ может оказаться неудобным, если необходимо подтвердить факт ознакомления с нормативными актами, которые уже сданы в архив.
Срок хранения равен сроку хранения приказа, к которому он прилагается. Это еще один аргумент в пользу хранения этих двух документов вместе.
Вывод
Лист ознакомления с приказом не является обязательным для составления, его используют как один из способов фиксации факта ознакомления сотрудников с документацией на предприятии.
