Работающие люди могут столкнуться с необходимостью использования специального бланка, вшиваемого книжку работнику, который называют вкладышем. Документ оформляют и подшивают в кадровом отделе, по месту занятости трудящегося гражданина. Это важное приложение, которое является продолжением трудовой книжки. Посмотреть вкладыш в трудовую книжку (как оформить образец заполнения) и скачать его можно у нас.
[attention type=yellow]Загрузить: Образец вкладыша в трудовую книжку[/attention]
Понятие и особенности
Вкладыш представляет собой бланк строгой отчетности, который нужен людям с большим стажем при закончившейся трудовой книжке. Документ 2017 года имеет специальную степень защиты от Госзнака Минфина РФ, серию и номер, подделать его невозможно. Внешний вид вкладышей за более ранние года немного будет отличаться.
Кадровый специалист следит за бланками строгой отчетности, и в течение 5 дней (при наступивших изменениях в трудовой деятельности) обязан внести соответствующие записи.
К характерным особенностям документа относятся:
- Картонная обложка.
- Серия, номер, защита водяными знаками.
- Титульный лист, похожий на первую страницу трудового документа.
- Количество страниц – 46.
- Установленный формат 88 и 125 мм.
- Внутреннее совпадение разделов и граф с подобными в трудовом документе.
Нумеровать приложение начинают с номера, который на единицу больше, чем последняя запись книжки работника.
Приложение – это единственный разрешенный способ продолжения трудового документа. У вкладыша есть личный идентификационный номер, стоящий на каждой странице в верхнем углу справа, который обязательно регистрируют.
Заполнение и выдача вкладышей является прерогативой работодателей, а не сотрудников. На усмотрение руководства, бланки выдают безвозмездно или платно (с вычетом из заработка). Чтобы получить его, нужно написать заявление.
Важно! Регламентирует выдачу вкладышей по установленному образцу Постановление Минтруда РФ. Заполнением и вшиванием документа занимаются кадровики, они же юридически оформляют его для внутреннего документооборота.
Правила оформления образца вкладыша в трудовую книжку
Постановление Министерства Труда РФ № 69 установило обязательные правила оформления подобных бланков. Самым главным условием является присутствие штампа: «Выдан вкладыш», который обязательно ставят работнику в книжку.
Пример печати выглядит так, как показано на фото ниже:
Представленный штамп ставят на титульном листе или обложке трудовой в самом начале документа. Без такой печати (заполненной записью)даже вшитый вкладыш будет считаться недействительным. При ситуациях, когда компания не имеет данного штампа, его нужно заказать и приобрести, а запись, наподобие вышеуказанной, сделать вручную и обязательно сопроводить всеми необходимыми реквизитами. Требования по оформлению стандартные с аналогичными к трудовой.
Как оформить образец вкладыша в трудовую книжку правильно? Для этого необходимо придерживаться следующих правил:
- Соблюдение нумерации. Такой метод сохраняет очередность и последовательность вносимой информации.
- Наличие штампа. Без печати бланк недействителен. Также необходимо сопровождение записью с указанной серией, номером и датой выдачи.
- Соблюдение и аналогичность всех цифр (особенно номера вкладыша) должно совпасть с трудовой.
Кадровик обязан вписать все нужные данные, согласно принятой форме, которая утверждена Приложением № 3 к Постановлению Минтруда № 69. Титульные листы трудовой и вкладыша должны быть одинаковыми.
Важно! Для одного человека разрешено оформлять несколько вкладышей. Каждая новая запись со штампом заносится на обложку, ниже предыдущей записи. Любой бланк является действительным только после его вшивания, титульного оформления, внесения записей по разделам и проставления печати в самой трудовой.
Исправление ошибки в бланке и внесение изменений
Оформление документов требует правильности, внимательности и аккуратности заполнения. Кадровик должен знать Правила по оформлению приложения, чтобы избежать ненужных исправлений.
Если вдруг кадровик ошибся, оформляя титульный лист бланка, потребуется списать документ после составления соответствующего акта о порче. Для этого бланк извлекают, в книжке делают запись о его недействительности, указывают порядковый номер и фиксируют изменения в книге кадрового учета. Затем нужно уничтожить испорченный бланк и начать оформлять новый.
Ошибка записи номера или серии говорит о том, что нужно будет внести данные ниже записи.
Смена фамилии или образования работника говорит о том, что копии подтверждающих документов вшивают в личное дело, а потом вносят изменения в книжку, а во вкладыш записывают обновленную информацию.
Вшивание бланка в трудовую
Вкладыш не разрешается просто вложить в трудовую, приклеивать, крепить скрепками. Документ разрешено только подшивать – в середину или конец книжки (второй вариант предпочтительней).
Процедуру подшивки проводят с помощью большой толстой иглы (цыганской), плотных ниток (суровых), шила, ножниц. Скрепление необходимо делать надежным, чтобы была гарантия того, что приложение не потеряется. Книжка работника и вкладыш должны быть единым документом и прилегать плотно. Неправильно сшитое приложение может окончиться штрафом для работодателя.
Во вкладыше и трудовой книжке делают аккуратные проколы шилом (4 или 5), затем развернутый прилагаемый документ накладывается на второй, и проводят прошивание по принятому правилу в документообороте (как книгу). Нитки обрезают, а концы прочно связывают.
Важно! В некоторых компаниях для прошивки есть специальные швейные машинки с широким шагом стежка, применяемые для документов.
Вывод
Правильно оформленный вкладыш становится важным элементом книжки и недействителен без нее.
