Пример написания служебной записки: цели, необходимость

lazarev80x80
Автор статьи
Кирилл Константинович Лазарев
Ведущий юрист
Cтатей:
60
Служебная записка - инструмент коммуникации

Документ, который помогает взаимодействовать работникам с руководством компании и другим сотрудниками – это служебная записка. То есть ее значение сложно переоценить. Для того чтобы получилось воспользоваться этим удобным инструментом, следует знать какой должна быть служебная записка, пример написания.

Зачем она нужна, цели написания

Данный документ используется для решения разного рода организационных и производственных вопросов. Подобная внутренняя переписка считается официальной, зачастую форма ее стандартизирована, но в зависимости от цели ее написания у нее бывает разный организационно-правовой характер.

Важно! В зависимости от содержания и поднимаемого вопроса, данные документы должны храниться в архиве компании на протяжении 1, 3, 5 лет, а некоторые даже постоянно.

Целью написания записки является согласование и пояснение отдельных деловых вопросов. Связаны они могут быть с работой другого отдела или всего одного сотрудника. Создается она в том случае, если необходимо зафиксировать на бумаге факт общения. Служебные записки не содержат приказов или распоряжений так как являются вспомогательными документами делопроизводства в компании, на предприятии.

Служебную записку можно писать от руки или набирать

Составляются служебные записки в произвольной форме, что можно увидеть в предложенных примерах – стандартной формы для них нет. При написании следует соблюдать правила делового общения.

Правила написания

Хотя четких ограничений, касательно написания данного документа нет, все же определенные нормы делового общения нужно соблюдать, среди них:

  1. Кому адресуется записка, указывается только ФИО в дательном падеже.
  2. Название документа, дата и номер.
  3. Тема – для того чтобы с первого взгляда можно было понять по какому вопросу следует обращение. Особенно важно указывать тему, если регулярно создается много подобных записок.
  4. В основной части обращения следует предельно лаконично, но понятно описать произошедшую ситуацию, указать просьбу, пояснить проблему. Здесь не должно быть личного мнения, эмоциональной окраски.
  5. В самом конце указать данные того, кто составлял записку, в том числе его должность. В некоторых случаях, в зависимости от содержания, следует проставить подписи заинтересованных лиц.

Важно! В процессе создания записки следует все реквизиты указывать правильно и соблюдать последовательность.

Среди других особенностей:

  1. Соблюдение требований деловой переписки.
  2. Избегать сложных речевых оборотов, длинных предложений.
  3. Эмоциональный оттенок и собственное мнение здесь неприемлемы.
  4. Обязательно такие записки, следует фиксировать в журнале исходящей корреспонденции, с указанием идентификационного номера.

Лаконичная записка

Необходимость или формальность

Такой тип деловой корреспонденции не столь распространен как другие, к примеру, объяснительные. На небольшом предприятии служебные записки практически не используются, ведь их написание займет больше времени, нежели просто обращение с конкретным вопросом к тому или иному сотруднику, руководству.

Что касается больших предприятий, на которых есть разделение на структурные отделы, то в них без подобной письменной корреспонденции просто не обойтись. Именно она обеспечивает взаимодействие.

Важно! Незнание как составлять подобный документ и пренебрежения правилами в больших компаниях чревато неприятными последствиями. В том числе сбоем системы работы, производственными несостыковками.

Электронные служебные записки

Так как большинство предприятий сегодня компьютеризированы, часто делопроизводство ведется без физической распечатки и написания разных официальных документов. Такой бланк как служебная записка можно, без каких-либо осложнений, создавать в электронном виде и в таком же формате отправлять в требуемый структурный отдел посредством внутренней электронной почты.

Любую служебную записку можно отправить через электронную почту

Для облегчения этого процесса разрабатывается специальное программное обеспечение. В программе работники регистрируются при помощи уникального логина и пароля, который предоставляет зачастую отдел кадров. Все что нужно при подобной системе – это заполнить поля в специальной форме «Служебная записка».

Среди существенных преимуществ данной системы:

  1. Автоматическое присвоение номера исходящей корреспонденции.
  2. Все документы рассортированы по годам создания и хранятся в компьютере. Такой вариант намного удобнее, ведь не нужно отводить специальное место для хранения бумажных бланков.
  3. Отыскать необходимый документ легко.

Важно! При создании записки в электронном виде, нужно обязательно запрашивать уведомлении о прочтении ее адресатом. Это уведомление будет подтверждением того что отправка созданного документа состоялась.

Вывод

Служебные записки все же не очень часто используются во внутреннем общении в компании. Но подобный инструмент удобен, ведь то что записано на бумаге или отправлено посредством электронной почты имеет куда больший «вес» нежели устное согласование чего-либо.

 

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.