Терминология в бухгалтерии требует четкого понимания значения того или иного слова, так как ошибки или недоговорки чреваты серьезными проблемами. Авизо в бухгалтерии – это экономический термин, который означает уведомление о выполнении той или иной денежной/товарной операции. По сути – это деловая коммуникация между контрагентами, банками, клиентами.
Значение слова
Происхождение «авизо» итальянское и в дословном переводе – это значит уведомление или извещение. Что касается бухгалтерии и банковского дела – то это то самое уведомление, но официального характера.
Пример: банк через подобное уведомление оповещает клиента, что переведена определенная сумма по его поручению на другой счет. В случае отказа проведения подобных манипуляций, ответ также оформляется в виде авизо.
Что касается авизо в бухгалтерии, то это уведомление применяется в качестве передачи информации об разного рода изменениях. А именно:
- Финансового или имущественного характера.
- Перемещении материальных ценностей, продуктов.
Важно! Часто при отправке прямого обращения подразумевается ответ от второй стороны в формате обратного уведомления. Как результат подобный документ утверждает завершение сделки.
Важно то, что данные передаваемый через авизо принимаются в качестве доказательств при разбирательствах разного уровня, в том числе в судовых инстанциях. Также может использоваться как деловое общение между контрагентами. То есть как между разными организациями, так и при необходимости передать определенную информацию между структурными подразделениям одной компании.
Внешний вид документа
Оформлять авизо нужно согласно с требованиями закона и нормам бухгалтерской отчетности. В нем должны присутствовать все реквизиты официального документа, а именно:
- Дата составление бланка.
- Номер, который регистрируется в соответствующем журнале предприятия.
- Данные о получателей и отправителе.
- Реквизиты обеих сторон (контрагентов).
- Суть уведомления.
Если авизо предоставляется в банк или любое госучреждение – требуется обязательное заверение печатью компании и подписью руководителя. Возможно прикрепление сопроводительных документов, если они нужны в данном случае. Подобными документами бывают: копии платежных поручений, дубликаты мемориальных орденов и другие бланки.
Разновидности и классификации
Существует несколько классификаций подобного уведомления, первая подразделяет на:
- Дебетовые – указываются данные касательно расходуемых средств.
- Кредитовые – информация о средствах, которые поступили.
Разделение на прямое и обратное уже упоминалось. Первый тип отправляет контрагент, второе ему присылают в ответ в качестве подтверждения окончания сделки. Подобный ответ приходит, только если условия удовлетворяют второй сторону.
Подробнее о вариантах авизо в бухгалтерии
В бухгалтерии возможно взаимодействие посредством авизо в таких формах:
- Между контрагентами. В процессе совершения покупки-продажи подаются данные относительно количества продуктов, товаров, которые списываются со склада. Здесь же вносятся данные относительно оговоренной ранее цены, что ее покупатель должен внести в счет уплаты. Если в транзакциях принимает участие больше двух контрагентов, бухгалтерия оформляет обращение с запросом обратного авизо, что и будет подтверждением завершения деловой операции и удовлетворение всех ее сторон результатами.
- Взаимодействие структурных подразделений внутри компании. В таком случае авизо – это производная справки бухгалтерии. При помощи такого бланка происходит обмен данными в отношении внутренних перемещений матценностей. Для оформления подобных уведомлений зачастую используется программа 1С: Бухгалтерия, где имеется стандартная форма с необходимыми полями. Все реквизиты формируются автоматически, нужно заносить данные только в поле «суть уведомления».
Важно! На данный момент существует 2 способа пересылки авизо: по почте или в электронном формате, после формирования в программе 1С. Какой из методов использовать, оговаривается в соглашении между контрагентами.
Вывод
Использование авизо в бухгалтерии распространенная практика, причем стороны зачастую оговаривают метод пересылки подобных уведомлений и их частоту, чтобы не требовалось после каждой операции формировать обращение. Часто практикуется создание сводных авизо, которые дают данные касательно нескольких расчетных документов.
