Регулярно, каждый предприниматель предоставляет много отчетов в разные государственные органы, в том числе в налоговую. Один из отчетов касается работающих сотрудников, если точнее, то среднесписочной численности работников, формула расчета данного параметра будет представлена ниже. Подобные статистические данные подаются на ежегодной основе до 20 января следующего за отчетным. Результаты просчета дают или не дают право предпринимателю работать по упрощенке, то есть имеет огромное значение для финансового положения. Также этот параметр влияет на необходимость оставлять вакантное место для людей находящихся под особой защитой государства.
Почему нельзя просто посчитать
Может возникать вопрос, почему просто не посчитать работающих, а нужно использовать какие-то формулы. Тут все предельно просто – ведь на предприятии могут быть люди, работающие неполный день, совместители и другие категории граждан, график труда которых отличается от большинства сотрудников. Кроме того, есть люди которые отработали не целый год – уволились или ушли в декрет. Все эти параметры тем или иным образом повлияют на искомый показатель. При просчете среднесписочной численности работников по формуле используются все категории трудящихся на предприятии, а именно:
- Работники, находящиеся на больничном, которые подтвержден соответствующим документом, выданным в лечебном учреждении.
- Сотрудники, которые прогуляли работу, то есть по факту не пришли.
- Те, кто работают на дому или не явились по причине нахождения на общественных работах.
- Работающие вахтовым методом.
- Временные сотрудники, принятие на место отсутствующих, например замена женщине, которая ушла в декрет.
- Работающие, неполный день и/или неделю, в том числе по договорам.
- Сотрудники, которые получили отгулы.
- Студенты, которые официально оформляются для прохождения практики.
- Штатные сотрудники.
- Совместители.
Данные по количеству работающих берут из табеля, где отображены все сотрудники получившие зарплату. Допускается использование данных из других форм учета ежедневного времени работы, который ведется на предприятии. Информация учитывается в том числе за выходные дни.
Важно! По законам, если среднесписочная численность работников более 35 человек, то предприниматель обязан предоставлять минимум 1 рабочее место для инвалида. Отчетность в отношении этого передается в службу занятости населения. То есть считать численность работников нужно еще и для подачи отчетности в это структуру, причем в этом случае данные представляются каждый месяц.
Численность по списку
Под данным понятием подразумеваются все работники, которые работают по трудовым договорам, в том числе временные и сезонные. Сюда же включаются все кто не присутствовал на рабочем месте по причине нахождения в командировке, на больничном в оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске.
Работники неполного дня
К этой категории относят тех, кто по закону имеет право на сокращение трудовых часов, среди них:
- Инвалиды I и II группы.
- Женщины, которые обладают правом на получение перерыва на кормление малыша.
- Граждане не достигшие 18 лет.
- Те, кто работает во вредных условиях.
- Женщины, которые трудятся в селах.
Исключения
Прежде чем вести подсчет среднесписочной численности работников по формуле следует также узнать, кто не входит в данные для этого. Среди них:
- Те, кто находится в отпусках связанных с рождением/усыновлением ребенка.
- Находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до исполнения ему 1,5 лет.
- В отпусках за свой счет с целью прохождения обучения, сдачи экзаменов.
Формулы расчета
Рассматриваемый параметр подсчитывают с использованием ежедневных коэффициентов, которые можно взять из табеля. Просчеты проводятся отдельно для работников полного дня и для тех, кто занят только частично.
Для тех, кто работает целый день формула будет выглядеть так:
[attention type=green]Списочная численность за месяц/число календарных дней в месяце. [/attention]
То есть по факту определяется среднеарифметическое количество людей, которые работают по списку сотрудников. Обязательно включаются в расчет выходные и праздничные дни.
Что касается работников, которые трудятся неполный день, то тут формула следующая:
[attention type=green]Ч=Т/Т дн./Д раб.[/attention]
Здесь подразумевается под Т – количество отработанных часов за месяц.
Т дн. – продолжительность рабочего дня, исчисляется часами.
Д раб. – количество отработанных дней за месяц.
Важно! Если перевод на неполный рабочий день состоялся по инициативе работодателя, то в расчетах такой сотрудник учитывается, как такой что занят целый день.
Когда получены результаты расчетов по двум показателям их прибавляют – в результате удается получить значение среднесписочной численности работников за месяц. В дальнейшем при подаче отчетности за определенный период , добавляют показатели по месяцам и делят на контрольное количество месяцев. То есть если результаты нужны за 3 месяца, то суммируют численность за месяца и делят на 3. Так само, если просчет совершается для 9, 12 месяцев.
Если компания работает не круглый год, а отчет подается за 12 месяцев, то суммированный результат по месяцам все равно разделяется на 12. Аналогичное правило действует и при подсчете среднесписочной численности для организаций, которые работали не полный месяц, только в этом случае для каждого показателя разделение идет на 30 или 31 день.
На сегодня все эти просчеты вручную не проделываются или это случается крайне редко. Для начала это долго, потом есть большой риск допустить ошибку, а это повлечет за собой наложение штрафа на организацию. В основном в коммерческих компаниях для просчета упомянутого параметра используется специальные программы, к примеру «1С зарплата-кадры». Кроме того, подобные результаты можно получить воспользовавшись многочисленными специализированными онлайн-сервисами.
Правила округления
Как понятно при таких тщательных расчетах результат может выходить не целым, а дробью. Количество работников же исчисляется только в целых единицах, по крайне мере в таком виде подается в отчете в налоговую. В таком случае используются общепринятые математические правила округления, стоит их вспомнить:
- После запятой стоит 0, 1, 2, 3, 4 – целое число остается неизменным, знаки после запятой просто убираются.
- Если после запятой стоит 5, 6, 7, 8, 9, то к целому прибавляется 1, а все знаки после запятой убираются.
Важно! Стоит понимать, что операции по округлению проводятся только в отношении результата, который подается в налоговую. Промежуточные цифры, полученные по каждому показателю или за месяц не округляются.
Пример расчета
Для того чтобы лучше понять как происходит получение того или иного результата, следует рассмотреть несколько примеров.
Исходные данные:
Есть компания, в ней на протяжении месяца нагрузка на работников менялась. В самом начале месяца количество сотрудников составило 19 человек, работали они по 8 часов в сутки, то есть на полную ставку. С 20 числа месяца трое из них получили разгрузку и трудились по 4 часа в сутки. На основании этих данных проводим расчет:
- Сначала среднесписочную численность для трех сотрудников, которых разгрузили, до конца месяца они работали еще 10 дней, каждый из них в день учитывался как 0,5 так как работал на пол ставки. За день 3 сотрудника по 0,5 ставки – 1,5. То есть за 10 оставшихся дней – 1,5*10 = 15 человеко-дней.
- По полной ставке те же 10 дней работали 16 человек. Результат подсчета для них: (15+16)/24 = 1,29. 24 – это количество рабочих дней в месяце.
- Среднесписочная численность за месяц – 19+1,29= 20,29. Если этот результат подается в налоговую, то 20 человек.
Вывод
Хотя все просчеты и можно провести с использованием программ, суть этого процесса следует понимать. Ситуации с техникой могут быть разные, а подсчет этого показателя важен, так как является регулярной отчетностью.
